Document Manager(ドキュメントマネージャー)
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hirokim house Tokyo Japan
Document Manager(ドキュメントマネージャー) 日本語版 フリーウェア
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■はじめに
この度はDocument Manager(ドキュメントマネージャー)をダウンロード頂き、誠にありがとうございます。
このDocument Manager(ドキュメントマネージャー)は文書ファイルを共有して使用したい場合で、持ち出し禁止の文書などを第三者に参照程度で提供させたい場合や、コンピューターやサーバー上の関係ないファイルを触られないような形で第三者に文書を提供したい場合などにお使いいただけるソフトです。
特にMicrosoft Officeで作成されたエクセル・ワード・パワーポイントの文書の扱いをメインとしています。（その他のファイルも扱えます）
重要な文書や契約文書、財務情報、給与明細などは保管フォルダ（ドキュメントプレース）にパスワードをかけて、パスワードを知っている人が使うという運用するという方法もされているかと思いますが、パスワードが分かればドキュメントプレースごと簡単に重要な文書を持ち出すことも可能となります。Windowsのアクセス権限やFTPなどで読み取り専用にしても読み取りができるということはデータを持ち出されるということになります。また通常のファイル共有レベルでは、重要な文書を誤って削除されたり、上書き保存されてしまう場合もあります。共有ファイルは常にそういった危険と隣り合わせです。
また不特定多数の人に会社の重要書類が保管されているサーバーなどへアクセスされることも極力避けたいことです。
コンピュータである以上、よほどの仕組みでなければあらゆる方法でデータはコピーができてしまいます（パソコン画面をキャプチャされたり、デジカメなどで画面を撮られれば情報は簡単に持ち出されてしまいます）が、何もしないということもできず、簡易的にでも制限をかけないわけにはいきません。そして事故を極力なくすようなシステムを構築するということが必要です。持ち出された後に使用者を特定できるということも重要ですが。
（しかし先ほど述べたように、どんなに優れたシステムでも使用者の良心にかなう制限はありません。）
こういったケースにはどんな形の運用がいいのでしょうか、人が多く働く企業では最低限の危機管理の対策もしなければならないでしょう。
先ほど述べたようにどんなに費用をかけた危機管理システムであっても、デジタルデータは簡単にコピーできます。それであれば費用を投じてシステムを開発するよりは社員教育に力を入れたほうがいいのかもしれません。ソフトウェアにさせることはコンプライアンスに基づいた利用の同意をさせることであってもよいのではないでしょうか。
共有され提供される文書などに関しては、その文書が使用者に簡単に提供できるに越したことはありません。それがサーバーに保管されているのか、ローカルに保管されているのか、そのデータがどこに保管されているのかを利用者に意識させる必要はないのです。そしてできれば上書きや削除がされない形で利用してもらえればいいということだと思います。
Document Managerはコンプライアンスに基づく使用に当たっての利用者の同意を得た上で文書を提供するという発想を取り入れています。これにより法的な合意ができるほか、コンプライアンスを認識させた上で情報を取り扱ってもらえるということが可能です。また重要な業務文書や情報に対しての意図しない上書き操作や、削除操作を取り除くことも考慮されています。
重要な文書ではなくても部署をまたがって、複数の人で作業するような案件ではそれぞれの部署が持っている文書をお互いに簡単に見れたほうが効率が上がります。ファイルがどこに保存されているかを説明して覚えてもらう必要がないまま業務が進めばなおさらです。
また、長い間コンピュータを使っていると自分が作成した文書もいろいろなフォルダに保存されるようになります。どのファイルがどこにあったかなど見失いがちではないでしょうか。実際は良く使うフォルダというものがコンピュータの中にあったりしますので、そういったフォルダのファイルがすぐに表示されれば日々の作業がスムーズに行なえます。
ちょっと説明が長くなりましたが（一般の人には理解しにくいソフトなので）、Document Managerはそういった使い方に適しているソフトといえます。ファイルランチャーソフト的なイメージとも言えます。
■より間違いがおこらないようにビューワーソフトとの連携を想定
Microsoft Excel/Word/PowerPointには、無料でダウンロードできるビューワーのソフトが提供されています。Microsoft Officeがインストールされていてもインストールできます。
Document Managerはこの３つのソフトに関してはビューワーと連携できるようになっています。（事前にビューワーをインストールして下さい）
現時点では、エクセルビューワー2007／パワーポイントビューワー2007／ワードビューワー2003がインストールされていることを想定して初期設定がされています（今後異なるバージョンがリリースされたときのために設定は変更可能です）。
ビューワーをインストールしていない場合は、普通のエクセルなどでファイルが開かれるようにしてお使いいただくことも可能です。ダウンロードは以下のアドレスから可能です。
Excel 2007 Viewer
[ http://www.microsoft.com/downloads/details.aspx?familyid=1CD6ACF9-CE06-4E1C-8DCF-F33F669DBC3A&displaylang=ja ]
Power Point 2007 Viewer
[ http://www.microsoft.com/downloads/details.aspx?familyid=048DC840-14E1-467D-8DCA-19D2A8FD7485&displaylang=ja ]
Word 2003 Viewer
[ http://www.microsoft.com/downloads/details.aspx?familyid=95E24C87-8732-48D5-8689-AB826E7B8FDF&displaylang=ja ]
このビューワーソフトは標準ではファイルを保存できませんのでファイルを開かれても上書きなどがされる心配がありません。
（エクセル・ワード・パワーポイント以外のビューワーソフトに関しては未対応です。）
■エクセル・ワード・パワーポイント以外のソフトに関しても対応
Microsoft Office以外のファイルに関してはビューワーソフトが提供されていませんので、標準の関連付けされたソフトでファイルが開きます。テキストファイルはメモ帳、PDFはAdobe Readerなどといった具合です。
■３つのドキュメントプレース（保存フォルダ）を指定可能です
ドキュメントプレースは３つまで登録できます。複数の部署のフォルダを切り替えて使用したい場合などに便利です。
【更新履歴】
2009/12/25 v1.01公開。提供開始
【 著作権者 】hirokim house Tokyo Japan
【バージョン】v1.01
【 動作環境 】Windows全般(PC/AT互換機) 256MB以上のメモリ／5MB以上のディスクスペースを推奨
【 開発環境 】HSP
【 開 発 者 】hirokim house Tokyo Japan 開発チーム
【必要ソフト】Microsoft OfficeまたはExcel/Word/PowerPoint Viewer
【最終更新日】2009年12月23日
Produced by:
hirokim house Tokyo Japan Developer Team
URL: [ http://www.hirokim.ph/software/ ]
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hirokim houseはフィリピン人と日本人のコミュニティです
[ http://www.hirokim.ph/index.htm ]
- 作品ID：
- aaj_dm
- 制作者：
- hirokim house
- ジャンル：
- ユーティリティ > ファイル > その他
- 対応OS：
- Windows2000/XP/NT/Vista/7/Server2003/Server2008/Server2008R2
- ランタイム：
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- バージョン：
- v1.01
- ファイルサイズ：
- 5.22MB
